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Interview: BZSt-Chefin auch nach Corona-Krise für Homeoffice

Bundeszentralamt für Steuern : Behördenchefin auch nach Corona für Homeoffice

Das Bundeszentralamt für Steuern hat schon vor der Corona-Krise das Homeoffice für alle Beschäftigten eingerichtet. Statt Präsenz-Kultur müsse eine Ziel-Kultur Einzug im Arbeitsalltag halten.

Im Bundeszentralamt für Steuern mit Hauptsitz in Bonn darf jeder Bedienstete seit Januar teilweise von zu Hause aus arbeiten. Auch nach der Krise sei das sinnvoll, sagt Behördenchefin Maren Kohlrust-Schulz. Statt Präsenz-Kultur müsse eine Ziel-Kultur Einzug im Arbeitsalltag halten, betont sie im Gespräch mit Martin Wein.

Das Bundeszentralamt für Steuern beschäftigt rund 2200 Menschen an vier Standorten, die meisten davon in Bonn. Wurden auch Sie wie viele Arbeitgeber im März von der Pandemie kalt erwischt?

Maren Kohlrust-Schulz: Wir sind schon im letzten Jahr zu der Überzeugung gekommen, dass wir als moderner und attraktiver Arbeitgeber unseren Beschäftigten neben Telearbeit auch mobiles Arbeiten anbieten sollten. Daher hatten wir schon 2000 mobile Endgeräte für fast alle Beschäftigten angeschafft und in allen 65 Arbeitseinheiten Workshops durchgeführt. Darin hatten Führungskräfte und Mitarbeiter gemeinsam überlegt, wie sie das mobile Arbeiten gemeinsam organisieren. Es hatten nicht alle sehnsüchtig darauf gewartet. Gerade bei Führungskräften gab es gewisse Bedenken.

In welchem Umfang war Homeoffice denn vorher schon möglich?

Kohlrust-Schulz: Telearbeit konnte bislang nutzen, wer Kinder betreuen oder Angehörige pflegen muss oder selbst schwerbehindert ist. Dabei wird planbar bis zu drei Tage in der Woche von zu Hause aus gearbeitet. Das haben etwa 20 Prozent der Beschäftigten gemacht. Die mobile Arbeit sollte nun allen offenstehen, um in Ruhe ohne Störungen im Büro an Konzepten zu arbeiten, um lange Fahrtwege zu vermeiden und die Work-Life-Balance zu erhöhen.

Viele Arbeitgeber unterstellen ein Kontrollproblem. Haben Sie insgesamt gute Erfahrungen gemacht?

Kohlrust-Schulz: Natürlich ist es ein nicht ganz einfacher Schritt von der Präsenz-Kultur zur Ergebnis-Kultur. Wir begleiten ihn durch Zielvereinbarungen, die jede Führungskraft mit ihren Beschäftigten trifft. Dabei geht es nicht nur um Kontrolle. Es geht auch um Lob und Motivation! Mitarbeiter im Homeoffice werden ohne regelmäßige Zielstandsgespräche möglicherweise nicht angemessen wahrgenommen.

Wie viele Menschen arbeiten bei Ihnen derzeit von zu Hause aus?

Kohlrust-Schulz: Ursprünglich hatten wir allen Beschäftigten mobiles Arbeiten an einem Tag in der Woche ermöglicht. Schon im Februar waren somit an manchen Tagen 60 Prozent der Beschäftigten nicht mehr im Büro. Anfang März haben wir dann Risikogruppen empfohlen, zu Hause zu bleiben. Nach der Kontaktsperre am 13. März haben 95 Prozent zu Hause gearbeitet. Übrigens ohne dass wir unsere Leistungen einschränken mussten. Inzwischen kommt der eine oder andere schon mal rein, etwa um Dokumente auszudrucken.

Welche Ausstattung haben Sie zur Verfügung gestellt?

Kohlrust-Schulz: Alle haben Laptops bekommen, die man an unseren Standorten in Dockingstationen stellen kann. So arbeitet jeder im Büro und im Homeoffice mit derselben Software und denselben Daten.

Wie gehen Sie dabei mit sensiblen Steuer-Daten um, die ja eigentlich nicht auf den heimischen Küchentisch gehören?

Kohlrust-Schulz: Das Steuergeheimnis ist uns natürlich heilig. Wir haben deshalb im Vorfeld umfangreiche Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien erlassen. Damit weiß jeder, wie er seinen häuslichen Arbeitsplatz einrichten muss und wie Daten zu verarbeiten sind.

Auch die Arbeitszeit wurde flexibilisiert – warum eigentlich erst jetzt?

Kohlrust-Schulz: Wir hatten bereits eine Rahmendienstzeit von 6 bis 20 Uhr. Aktuell haben wir die speziell für Eltern mit Betreuungspflichten in die Abendstunden und auf den Samstag erweitert. Das ist allerdings ein freiwilliges Angebot. Wie der Bundesarbeitsminister sagt, soll sich Arbeit nicht ins Privatleben fressen. Deshalb ist noch unklar, ob wir diese Lockerungen nach der akuten Krise beibehalten werden. Anders als beispielsweise die Stadt Bonn haben wir keinen Publikumsverkehr. Deshalb sind wir insgesamt freier in der Gestaltung.

Jetzt fordert Bundesarbeitsminister Hubertus Heil einen Rechtsanspruch auf Homeoffice. Wie sehen Sie das als Arbeitgeber?

Kohlrust-Schulz: Unsere Dienstvereinbarung über mobiles Arbeiten sieht eigentlich genau das vor, was Herr Heil zum Gesetz machen will. Es ist dann möglich, wenn dienstliche Belange dem nicht entgegenstehen. Wir haben beispielsweise eine Vielzahl von internationalen Terminen, bei denen eine Präsenz notwendig ist. Eine solche Dienstreise kann natürlich nicht vom Sofa aus stattfinden.

Der Fachkräftemangel wird perspektivisch bleiben. Kann die gegenwärtige Krise helfen, auch den Bund als Arbeitgeber attraktiver zu machen?

Kohlrust-Schulz: Das war unser Ziel. Job-Suchende schauen verstärkt darauf, bei welchem Arbeitgeber sie auch ihren persönlichen Bedürfnissen und Interessen möglichst gut nachkommen können. Ich könnte mir vorstellen, dass die Corona-Krise hier insgesamt einiges in Bewegung bringt.

Was machen aktuell Ihre Mitarbeiter im Außendienst, die sonst große Konzerne prüfen?

Kohlrust-Schulz: Die meisten Firmen haben ihre Tore für auswärtige Besucher geschlossen. Auch unsere Bundesbetriebsprüfer können jetzt nicht rausfahren. Für die Zukunft müssen wir auch in der Zusammenarbeit mit Externen noch stärker auf digitale Tools setzen. Es gibt schon einige, aber sie müssen natürlich unsere Anforderungen an den Datenschutz und die Wahrung des Steuergeheimnisses erfüllen.

Ihre Abteilung III kümmert sich auch um Auslandsangelegenheiten wie Doppelbesteuerungsabkommen. Sind Auslandsreisen für diese Mitarbeiter im Moment überhaupt möglich?

Kohlrust-Schulz: Nein. Auch da müssen wir etwa auf der Ebene der OECD digital noch wachsen. Ich habe schon Signale, dass es hier im Lauf des Jahres vorangehen wird. Damit ließe sich die Reisetätigkeit auch im Sinne des Klimaschutzes und der Kosten deutlich verringern. Reisen werden immer noch nötig sein, aber in viel geringerem Umfang.

Könnte das ein Modell sein, um die Zusammenarbeit zwischen Bonn und Berlin, wo Sie auch einen Standort haben, zu optimieren?

Kohlrust-Schulz: Das könnte ich mir vorstellen. Auch wir haben natürlich verstärkt auf Telefon- und Videokonferenzen gesetzt. Die verlangen viel Konzentration. Man muss sein Mikrofon stummschalten und darf zum Beispiel nur etwas sagen, wenn man vorher im Chat ein Ausrufezeichen gesetzt hat. Diese virtuellen Treffen sparen andererseits viel Zeit, nicht nur bei Dienstreisen. Vorher ist man hier auf dem Campus in Beuel viel herumgelaufen. Oft waren Kollegen gar nicht am Platz. Heute ist jeder sofort verfügbar – egal wo er arbeitet.

Wie lange lassen sich die gegenwärtigen Regelungen durchhalten?

Kohlrust-Schulz: Wenn ich mich hier umhöre, wünschen sich die meisten wohl eine offene Hybridlösung: Ein Gutteil der Zeit bleibt man zu Hause, kommt bisweilen aber auch zur Arbeit. In der Krise haben jeweils 60 Personen an Webinaren vom Gesundheitsmanagement mit Rückenübungen teilgenommen. So etwas macht vor Ort aber schon mehr Spaß.

Und wie planen Sie eine Rückkehr zum Normalbetrieb?

Kohlrust-Schulz: Das Arbeitsministerium hat dazu einen Zehn-Punkte-Plan herausgegeben. Unser Arbeitsschutz im Haus macht sich Gedanken, wie der umgesetzt werden kann. So soll beispielsweise nur noch einer im Aufzug fahren, um Kontakte zu vermeiden.

Bund und Länder haben Betrieben und Solo-Selbstständigen mit vielen Programmen Nothilfe gewährt. Kommt damit auf Ihre Behörde nach dem Abebben der Krise mehr Prüfarbeit zu?

Kohlrust-Schulz: Wer die Corona-Nothilfe für Kleinbetriebe und Selbstständige beantragt, muss dazu seine Steueridentifikationsnummer angeben. Viele haben bei uns angerufen, um die zu erfragen, weil sie unser Schreiben verlegt hatten. Was sonst noch auf uns zukommt, ist noch nicht absehbar. Wir haben derzeit 80 verschiedene Aufgaben, aber agieren vorwiegend international.