Treffen der Chefsekretärinnen "Manchmal sind wir eine zweite Ehefrau"
BONN · Charleston, Cotton Club und prunkvolle Kleider: In die 1920er Jahre ging es beim neunten Chefsekretärinnen-Treffen im Hotel Königshof. Seit fast zehn Jahren lädt Eva Poerters zu den Feiern ein, bei denen sich die leitenden Assistentinnen austauschen und kennenlernen können.
"Da geht es längst nicht mehr ums Kaffeekochen für die Chefetage", erzählte sie. Heutzutage übernehmen die Sekretärinnen vor allem organisatorische Aufgaben. Deshalb nenne man sich mittlerweile Personal Assistant, "eben weil wir persönliche Assistentinnen sind".
Sie sorgen dafür, dass Dienstreisen reibungslos ablaufen, planen den Alltag und nähen auch mal einen Knopf an. Wenn man so viel Zeit an der Seite seines Chefs verbringe, bekomme man natürlich auch viel Privates mit. "Manchmal sind wir eine zweite Ehefrau", sagt Poerters, die selbst seit vielen Jahren als Assistentin arbeitet. Ihr Berufsbild habe sich mit den modernen Medien verändert: Junge Chefs seien selbstständiger, "die beantworten ihre Mails auch selbst".
In diesem Jahr hat sich Poerters ein zweites Standbein geschaffen: Mit ihren Kolleginnen Birgit Gruss, Ursula McCready, Ruth Kitz und Annette Mazza hat sie das Unternehmen PA-Rheinland gegründet. "Damit haben wir eigentlich nur unser Chefsekretärinnen-Netzwerk institutionalisiert", sagt Poerters. Gewinnbringend sei das Geschäft nicht, "eher ehrenamtlich". Dafür ist es aber einflussreich: Rund 600 Assistentinnen von Düsseldorf bis Koblenz sind im Netzwerk, der Großteil von ihnen aus der Region Köln/Bonn.
Die "Great Gatsby Party", wie das Motto lautete, war da so etwas wie die Eröffnungsfeier. Im Stil der 20er Jahre wurde gespeist und getanzt, es gab sogar eine Modenschau. Bei einer kleinen Ausstellung präsentierten Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen, vom Luxuswagen-Mietservice über Privatjets bis hin zu Tischdekorationen, Hüten und Schuhen. "Wenn wir etwas entdecken, empfehlen wir es natürlich unseren Chefs", sagt Poerters. So funktioniere das Netzwerk.
Warum es keine Männer als Personal Assistants gibt, kann sich Eva Poerters nicht erklären. "Vielleicht ist es einfach nicht der richtige Job für sie."
Goldene Regeln für Sekretärinnen
Verschwiegenheit und Diskretion stehen an oberster Stelle. Der Chef muss sich blind auf seine Assistentin verlassen können. Er muss sicher sein, dass geschäftliche und private Details niemand sonst erfährt.
Professionalität und Organisationstalent braucht man, um fünf Sachen gleichzeitig planen zu können. Ein stetes Lächeln auf den Lippen darf nicht fehlen. Aber man darf der Assistentin den Stress auch nicht anmerken.
Mehrsprachigkeit ist wichtig. Je nachdem, in welchen Unternehmen eine Assistentin arbeitet, sollten die häufigsten Sprachräume abgedeckt werden. Englisch ist Pflicht.
