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Papierkorb oder Ablage: Welche Belege sollte man aufbewahren?

Papierkorb oder Ablage : Welche Belege sollte man aufbewahren?

Im Laufe eines Jahres wird der Stapel von Belegen und Quittungen immer größer. Doch welche Belege sollten wirklich aufbewahrt werden? Und was kann in den Papierkorb? Ein Überblick.

Wer in den eigenen vier Wänden aufräumt, bleibt häufig bei der eigenen Ablage mit Belegen, Kassenbons und Quittungen hängen. „Kann das weg?“ ist dann die häufigste Frage. Ein Überblick über die wichtigsten Rechnungen und Belege:

Rechnungen von Handwerkern

Mieter und Eigentümer müssen Rechnungen und Zahlungsbelege über Reparatur- und Wartungsarbeiten in der Wohnung oder im Haus zwei Jahre aufbewahren. Wie eine Rechtsschutzexpertin der Ergo-Versicherung erklärt, ist diese Frist im Umsatzsteuergesetz festgelegt und soll zur Bekämpfung der Schwarzarbeit dienen.

Wenn auf Nachfrage des Finanzamtes die jeweiligen Belege nicht nachgewiesen werden können, droht dem Kunden ein Bußgeld von bis zu 500 Euro. Kunden sollten daher nicht nur aufgrund möglicher Gewährleistungsansprüche die Rechungen abheften. Bei kleineren Reparaturen oder Renovierungen beträgt die Frist für eine Beanstandung zwei Jahre. Für Sanierungen oder Arbeiten an der Baussubstanz sind es sogar fünf Jahre. Andere Fristen können von den beiden Vertragspartnern festgelegt werden und somit abweichen.

Krankheitskosten steuerlich absetzen

Krankheitskosten sind steuerlich absetzbar. Die Voraussetzung: Die entsprechenden Kassenbons und Belege wurden gesammelt und ordentlich aufbewahrt.

Gerade in der Erkältungszeit werden häufig Medikamente aus eigener Tasche bezahlt. Kommt dann im Laufe des Jahres noch eine neue Brille oder ein Zahnersatz hinzu, gehen die Ausgaben schnell in die Höhe. "Wer die Quittungen achtlos wegwirft, ärgert sich womöglich später, weil sich mit den Nachweisen Steuern hätten sparen lassen", sagt Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler.

Die Kosten für Zahnersatz, Brillen, Kuren, orthopädische Hilfsmittel wie Schuheinlagen und Zuzahlungen zu Rezepten können bei der Einkommensteuererklärung als außergewöhnliche Belastungen berücksichtigt werden. Dies gilt jedoch nur, wenn ein bestimmter Betrag - die sogenannte zumutbare Eigenbelastung - überschritten ist.

"Bei einer Familie mit zwei Kindern und einem Gesamtbetrag der Einkünfte von 40.000 Euro wird der zumutbare Eigenanteil beispielsweise bei 1200 Euro im Jahr überschritten", rechnet Klocke vor.

Kaufverträge, Quittungen und Kassenbons

In diesem Fall beträgt die Frist zwei Jahre. Dann endet in der Regel der Gewährleistungsanspruch bei beweglichen Gegenständen. Ebenso sollten Kaufverträge, Quittungen und Kassenbons für diese Zeitspanne in die private Ablage wandern.

Steuerunterlagen

„Enthält der Steuerbescheid den Vermerk ‚vorläufig‘ oder ‚unter Vorbehalt der Nachprüfung‘, sollte er auf jeden Fall in die private Ablage“, empfiehlt die Rechtsexpertin. Womöglich sind dann steuerliche Grundsatzfragen noch ungeklärt. Das Finanzamt kann an einem vorläufigen Steuerbescheid erst dann nichts mehr ändern, wenn die Ungewissheit geklärt und ein weiteres Jahr vergangen ist.

Grundsätzlich können Steuerbescheide ohne Vorläufigkeitsvermerk noch bis zu vier Jahre rückwirkend geändert werden, wenn das Finanzamt den Bescheid für fehlerhaft hält.

Bei dem Verdacht auf leichtfertige Steuerverkürzung oder sogar Steuerhinterziehung, endet die Frist zur Festsetzung sogar erst nach zehn Jahren. Die Empfehlung der Rechtsexpertin lautet daher, nicht nur Steuererklärungen, sondern auch entsprechende Belege lange aufzubewahren.

Kontoauszüge

Vorab: Für Kontoauszüge gibt es vom Gesetzgeber keine Vorgabe über die Dauer der Aufbewahrung. Es wird empfohlen, entsprechende Ausdrucke drei Jahre abzuheften. Damit wird die Verjährungsfrist für Kaufpreiszahlungen abgedeckt und Käufer können gegenüber dem Verkäufer entsprechende Zahlungen nachweisen. Kontoauszüge müssen nicht in gedruckter Form vorliegen. Das Abspeichern in der digitalen Variante ist auch gültig.

(ga)