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Rathausneubau: Fraunhofer-Institut optimiert Königswinterer Rathaus

Rathausneubau : Fraunhofer-Institut optimiert Königswinterer Rathaus

Bei Microsoft, IBM, Siemens und Hugo Boss sind sie schon gewesen. Jetzt waren die Mitarbeiter des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart auch bei der Stadt Königswinter. Hier geht es um die spannende Frage: Wie soll das Rathaus der Zukunft aussehen?

Nachdem die Politik entschieden hat, dass die Analyse der Arbeitswelt von morgen einer Entscheidung über den Bau eines zentralen Rathauses oder eine Sanierung der Altstandorte vorausgehen soll, haben die Wissenschaftler im Juli die Abläufe in der Verwaltung mit ihren knapp 500 Mitarbeitern unter die Lupe genommen. Zurzeit werden die Ergebnisse ausgewertet.

Anschließend machen sich die Experten darüber Gedanken, welche Raumaufteilung für die Angestellten und Beamten in punkto Wohlbefinden, Motivation und Arbeitszufriedenheit ideal wäre. Das reicht vom Ein-Personen-Büro bis zum Open Space, wo mindestens 21 Menschen arbeiten. „Die Frage ist dann, ob das, was vernünftig wäre, in den Altstandorten machbar ist, und wie die Kubatur – also das Volumen – eines Neubaus aussähe“, sagt der Erste Beigeordnete Dirk Käsbach.

Wie oft klingelt das Telefon? Wie oft haben Sie Kontakt mit Bürgern? An wie vielen Meetings nehme Sie teil? Das unter anderem wollten die Experten bei acht Analyse-Workshops von den städtischen Mitarbeitern wissen. Jeweils drei bis fünf Mitarbeiter wurden dazu zwischen 90 Minuten und drei Stunden interviewt. Dabei wurden möglichst repräsentative Personen mit verschiedenen Funktionen aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen ausgewählt, die für die täglichen Geschäfte zuständig sind.

Institut unterscheidet zwischen acht Arbeitstypen

Im Mai hatte es bereits einen Leitplanken-Workshop gegeben, bei dem Vorstand und Personalrat Vorgaben machen mussten, was sie sich an Veränderungen vorstellen könnten. Zuvor war das Projekt den Geschäftsbereichsleitern und Fraktionsvorsitzenden in einem Impulsreferat vorgestellt worden.

Bei der Art der Tätigkeit unterscheidet Fraunhofer zwischen acht Arbeitstypen, die alle andere Ansprüche an ihren Arbeitsplatz haben. Da gibt es beispielsweise den „Silent Worker“, der hauptsächlich am Schreibtisch und am Computer arbeitet. Besprechungen und Gruppenarbeit spielen bei ihm eine untergeordnete Rolle.

Stattdessen geht er seinen Aufgaben in ruhiger und konzentrierter Einzelarbeit statt. Der „Silent Worker“ erreicht bei Wohlbefinden, Motivation und Performance im so genannten „Multi Space“, einem offenen Raum ohne fest zugewiesene Arbeitsplätze, aber mit Rückzugsmöglichkeiten, die klar höchsten Werte. Der „Hypercross“, der überall und nirgends ist, dabei hochkommunikativ mit Kollegen, wenig am Arbeitsplatz und mehr in spontanen Meetings, bevorzugt hingegen ein Büro für drei bis fünf Personen.

Analyse soll bis November vorliegen

„Alle Gespräche sind geführt. Jetzt warten wir auf die Ergebnisse. Das ist so ein bisschen wie Weihnachten“, sagt Käsbach. Bis November soll die Analyse vorliegen. Im Dezember soll sie dem Haupt-, Personal- und Finanzausschuss vorgestellt werden.

Die Verwaltungsspitze erhofft sich dann einen möglichst schnellen Beschluss der Politik, wie es weitergehen soll. Denn die Ist-Situation in den drei sanierungsbedürftigen Standorten Altstadt, Oberpleis und Thomasberg ist auf Dauer für Käsbach mit Rücksicht auf die städtischen Mitarbeiter nicht mehr tragbar. „Wir spüren im Alltag, dass wir im Bestand große Probleme haben“, sagt er. Auch für Nico Graefe, der sich als Geschäftsbereichsleiter für IT und Organisation mit dem Thema beschäftigt, ist das Thema entscheidungsreif, wenn die Analyse vorliegt. „Fraunhofer wendet bei uns erprobte Verfahren an. Viele internationale Unternehmen haben sich denen schon anvertraut“, ist er überzeugt.

Man habe sich für die Beauftragung des Unternehmens entschieden, weil man „fachlich kompetenter und objektiver keine Entscheidungsgrundlage liefern“ könne.