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Langzeitarchivierung in Sankt Augustin: Stadtarchiv setzt auf Server statt Regale

Langzeitarchivierung in Sankt Augustin : Stadtarchiv setzt auf Server statt Regale

Das Stadtarchiv Sankt Augustin geht mit der digitalen Langzeitarchivierung in den Echtbetrieb. Damit gehört die Kommune zu den ersten im Rheinland.

„Wir sind eine der ersten Kommunen im Rheinland, die mit der digitalen Langzeitarchivierung in den Echtbetrieb geht“, stellt Stadtarchivar Michael Korn die neueste Errungenschaft im Sankt Augustiner Rathaus vor. „Speichermöglichkeiten sind schneller veraltet, als man schauen kann. Dies gilt sowohl für Dateiformate, die Hardware als auch für die genutzte Software.“ Mit diesem Wissen ist das Stadtarchiv die komplexe Aufgabe angegangen, Daten aus bis zu 200 verschiedene Fachanwendungen für die Zukunft zu sichern: von Bebauungsplänen, den Rats- und Ausschussprotokollen bis hin zu Fotos der Pressestelle, aber auch Unterlagen, Bild-, Film- und Tonaufnahmen von Vereinen und Privatpersonen, die dem Archiv zur Verfügung gestellt wurden.

Das Archiv beherbergt alleine 70 Regalmeter Rats- und Ausschussprotokolle seit dem Jahr 1926. Insgesamt drei Regalkilometer Gesamtbestand zählt es aktuell, wovon rund 95 Prozent je nach Aufbewahrungspflicht nach und nach wieder gelöscht werden. Nur rund fünf Prozent sollen dauerhaft archiviert werden. Auch damit dieser Aufwand bei digitalen Daten nicht von Hand erledigt werden muss, sind die Mitarbeiter seit dem Jahr 2009 mit den konkreten Planungen für eine digitale Langzeitarchivierung befasst. Dabei müssen alle Abteilungen Hand in Hand arbeiten, damit zum Schluss tatsächlich ein funktionierendes System entsteht. „Das kann man als Kommune nicht alleine stemmen. Deshalb wurde in den letzten Jahren das Digitale Archiv NRW (DA.NRW) gegründet, in dem das Land, die Landschaftsverbände und viele Kommunen kooperieren“, führt Korn aus.

Zehn Jahre Vorarbeit

Nach rund zehnjähriger Vorarbeit habe man nun Anfang des Jahres Zugang zum System erhalten und die ersten Echtdaten eingepflegt. Es mussten Schnittstellen für die Übergabe der Daten programmiert werden. Diese müssen für rund 4000 verschiedene Softwarepakete erstellt werden – mit so vielen verschiedenen Programmen arbeiten die Kommunen und Landesbehörden in NRW, die alle ihre Daten auf die Server des DA.NRW schieben möchten. „Derzeit verfügt das Stadtarchiv über rund 3,8 Terabyte Daten“, ergänzt Frank Wonneberger, Leiter des Fachdienstes Information und Kommunikation. „Das sind umgerechnet rund 3,5 Millionen Bücher mit durchschnittlich 360 Seiten Umfang“, rechnet er vor.

Die ersten Echtdaten, die nun eingepflegt wurden, sind die eines Vereins, der sich bereits im Jahr 2003 auflöste, dessen Wirken aber für die Nachwelt festgehalten werden soll. Die „Interessengemeinschaft für Müllvermeidung und Recycling“, die sich zwischen 1986 und 2003 regional für den Umweltschutz engagierte, war als Pilotprojekt ausgesucht worden. „Mit 243 Megabyte zu starten, ist einfacher und händelbarer, als direkt 3,8 Terabyte ins System bringen zu wollen“, weiß Korn.

Der praktische Zugang erfolgt über die IT-Abteilung der Stadt Köln, die auch im gesamten Planungsverlauf beratend tätig war. „Ab sofort können nicht nur analoge, sondern auch digitale historisch und kulturell relevante Daten der Stadt, sowie von Vereinen, Firmen und Privatpersonen für die Zukunft dauerhaft gesichert werden“, verkündet Korn und ergänzt: „Dieses Projekt wird niemals fertig, denn archiviert werden muss immer.“