Auf den ersten Blick mag es verwundern, dass bei der Vorstellung des Angebots am Abend des 6. Dezember Sektkorken-Stimmung herrschte und sich Bürgermeister Rolf Schuhmacher persönlich die Zeit für eine Dankesrede nahm. Schließlich gibt es mit der Gemeindewebseite schon lange die Möglichkeit zur Informationssuche, Kontaktaufnahme und zum schnellen Erledigen bestimmter Angelegenheiten. Allerdings waren diese Möglichkeiten bislang nur punktuell vorhanden, etwa eine Funktion für Beschwerden und Anregungen oder das Ratsinformationssystem für Drucksachen aus der Kommunalpolitik.

Das hätte ab 1. Januar 2023 nicht mehr ausgereicht, um die Bestimmungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) zu erfüllen. Dieses 2017 erlassene Gesetz verpflichtet Bund, Länder und Gemeinden, bis spätestens Ende 2022 „ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten“. Das „auch“ macht deutlich, dass das digitale Angebot das herkömmliche nicht ersetzen soll. Das betont auf GA-Nachfrage auch Gemeindesprecherin Maryla Günther: „Die Bürger können weiterhin mit ihrem Anliegen ins Rathaus kommen. Wir möchten aber auch ältere Menschen ermuntern, es mit dem Onlineportal zu versuchen.“ Schulungen, die Senioren für den Umgang mit Computer und Internet fit machen, hätten coronabedingt seit Längerem nicht mehr stattgefunden, sollten aber bald wieder angeboten werden.

Das neue Portal bedeutet nicht, dass die Alfterer Verwaltung über Nacht alle ihre Vorgänge digitalisiert hätte. Hinter den Kulissen wird in vielen Fällen immer noch mit Drucker, Locher, Stempel und Aktenordner gearbeitet. „Gefühlt“, sagt Bürgermeister Rolf Schumacher, funktioniere inzwischen die Hälfte der Vorgänge voll digital, tatsächlich dürfte der Anteil geringer sein. Den Rechnungslauf und die Kommunikation nennt Schumacher als Beispiele, bei denen Papier so gut wie keine Rolle mehr spielen würden. Bei bestimmten Angelegenheiten, merkt Günther an, sei es aber auch gesetzlich vorgeschrieben, mit eigenhändig unterschriebenen Dokumenten zu arbeiten.

Das OZG mache keine präzisen Angaben dazu, inwieweit die Verwaltungen intern digital funktionieren sollen, erklärt die Gemeindesprecherin. Entscheidend im Sinne der Richtlinien sei nur, dass der Bürger sein Anliegen digital vorbringen könne. Dabei soll das neue Kommunalportal mehr Komfort bieten als Formulare, die als PDF-Datei heruntergeladen werden und dann doch wieder ausgedruckt und gescannt oder mit der Post geschickt werden müssen. Solche Zwischenschritte sollen nach Möglichkeit entfallen, je nach Angelegenheit müssen Bürger aber nach wie vor Ausweisdokumente im Original vorlegen oder persönlich bei einer Behörde vorsprechen.

Für die meisten Dienste ist es erforderlich, beim Kommunalportal ein Benutzerkonto anzulegen, das die Vorgänge auch erheblich vereinfacht. Dazu lässt sich die Onlinefunktion des Personalausweises nutzen, verpflichtend ist diese aber nicht. Wegen der komplexen Zuständigkeiten leitet das Alfterer Gemeindeportal je nach Angelegenheit an andere Portale von Kreis, Land oder Bund weiter, und für jede Dienstleistung gelten eigene Verfahrensregeln. Die Tatsache, dass es bundesweit tausende verschiedene Vorgänge der öffentlichen Verwaltung gibt, bremst die Digitalisierung in diesem Bereich seit Jahren.

Weil die Komplexität von oben nach unten, also von Bundesebene bis auf die Ebene der Kommunen, wie eine umgekehrte Baumstruktur zunimmt, waren und sind gerade kleine Gemeinden bei der Digitalisierung im Nachteil, zumal es an Geld und Personal fehlt. Dass das OZG Bund und Länder auch verpflichtet, „ihre Verwaltungsportale miteinander zu einem Portalverbund zu verknüpfen“, hat Alfter jedoch zum Vorteil gereicht. Denn diese Vorgabe führte 2018 zur Einrichtung eines Kompetenzzentrums für Digitalisierung durch den Dachverband kommunaler IT-Dienstleister (KDN) und das Land NRW. Und 2019 zur Beauftragung eines landesweiten Portalangebots für die NRW-Kommunen, auf den Weg gebracht mit einer Anschubfinanzierung der Landesregierung. 2021 präsentierten die IT-Dienstleister ihr Ergebnis, das „Kommunalportal.NRW“, in dem Alfter jetzt als eine der ersten NRW-Kommunen dauerhaft online geschaltet ist. Bis zum Jahresende werden weitere folgen.

Manche Kommunen sehen Digitalisierung als Chance, Pflichtaufgaben schneller erledigen zu können und dadurch die oftmals fehlenden Fachkräfte zu schonen. In Alfter sei das aktuell kein akutes Problem, erklärt Günther. Bürgermeister Schumacher gibt außerdem zu bedenken, dass Digitalisierung nicht automatisch Arbeitserleichterung bedeute: „Ich gebe Ihnen ein Beispiel: Die Flüchtlingszuweisungen kommen inzwischen per E-Mail, in immer größerer Zahl – für die Bezirksregierung ist das einfach. Aber jeden einzelnen Menschen dann unterzubringen und zu versorgen, das lässt sich nicht mal eben am Computer erledigen.“